Jika anda pernah membuka Lembaran Imbangan atau Carta Akaun anda dalam ABSS (dahulunya MYOB) dan menemui satu item yang dipanggil Historical Balancing, anda mungkin tertanya-tanya: Apakah akaun ini, dan mengapa ia mempunyai baki?

Jangan panik, melihat jumlah di sini tidak bermakna data anda rosak. Malahan, ia adalah rangkaian keselamatan terbina dalam yang direka untuk memastikan akaun akaun anda seimbang semasa anda menyediakan sistem perakaunan anda.

Berikut adalah segala yang anda perlu tahu tentang apa itu Akaun Historical Balancing, mengapa ia mempunyai baki, dan cara untuk membersihkannya kembali kepada sifar.

Apakah Akaun Historical Balancing?

Dalam perakaunan entri berganda, persamaan perakaunan asas mesti sentiasa betul:

Aset = Liabiliti + Ekuiti

Apabila anda mula-mula menyediakan ABSS, anda memasukkan baki pembukaan untuk semua akaun anda pada tarikh penukaran perisian anda. Jika jumlah aset yang anda masukkan tidak sama sempurna dengan jumlah liabiliti anda ditambah ekuiti pemilik, ABSS akan mewujudkan akaun sementara.

Tempat letak itu ialah akaun Ekuiti bernama Historical Balancing. Ia secara automatik menyerap sebarang perbezaan yang tidak diperuntukkan supaya Lembaran Imbangan anda kekal seimbang secara matematik.

Pengajaran Utama: Akaun Historical Balancing ialah “baldi simpanan” ABSS untuk entri pembukaan yang tidak seimbang. Baki sasaran idealnya ialah $0.00.

Mengapa akaun Historical Balancing anda mempunyai baki?

Baki bukan sifar biasanya bergantung kepada salah satu daripada tiga punca biasa:

1. Baki Pembukaan Tidak Lengkap atau Tidak Tepat

Apabila menyediakan fail anda di bawah Setup, Balances, Account Opening Balances, anda mungkin melihat medan di bahagian bawah berlabel Amount left to be allocated atau Jumlah yang tinggal untuk diperuntukkan.

  • Jika nombor ini selain daripada sifar semasa anda menyimpan, ABSS akan memasukkan jumlah tepat itu ke dalam Akaun Imbangan Sejarah.
  • Kesilapan biasa termasuk terlupa memasukkan angka negatif, menukar jumlah, contohnya memasukkan 1090 dan bukannya 1900.
Akaun Imbangan Sejarah ABSS

2. Transaksi Tidak Sengaja Dimasukkan ke Akaun

Walaupun jarang, pengguna kadang-kadang memilih secara manual “Akaun Historical Balancing” dalam catatan jurnal umum, transaksi belanja/terima wang, atau pembayaran bil. Melakukan ini akan menolak transaksi langsung terus ke dalam apa yang sepatutnya akaun pembukaan statik.

3. Gangguan Pengiraan Semula Sistem

Kadang-kadang, selepas naik taraf perisian atau migrasi fail, ABSS mungkin gagal mengira semula baki sejarah secara automatik dengan betul, memaparkan baki hantu pada Lembaran Imbangan.

Cara Membetulkan dan Membersihkan Akaun Historical Balancing

Untuk mengembalikan Akaun Historical Balancing anda ke sifar, ikuti kaedah penyelesaian masalah langkah demi langkah berikut:

Langkah 1: Semak Baki Pembukaan Terhadap Baki Percubaan Anda

  1. Dapatkan Baki Percubaan atau Lembaran Imbangan yang telah dimuktamadkan daripada akauntan anda pada tarikh penukaran anda.
  2. Pergi ke Tetapan, Baki, Baki Pembukaan Akaun dalam ABSS.
  3. Semak dengan teliti setiap baki akaun dalam ABSS dengan penyata akauntan anda.
  4. Laraskan sebarang angka yang hilang atau salah sehingga medan Jumlah yang tinggal untuk diperuntukkan di bahagian bawah memaparkan $0.00.

Langkah 2: Cari Transaksi Langsung

Jika baki pembukaan anda betul tetapi akaun masih menunjukkan angka:

  1. Buka Find Transactions dan cari akaun Historical Balancing.
  2. Set the date range back as far as possible.
  3. Jika anda menemui sebarang catatan jurnal manual yang dihantar terus ke akaun ini, alihkan ke akaun aset, liabiliti, atau perbelanjaan yang sesuai.

Langkah 3: Lakukan Penyegaran Sistem (Untuk Gangguan)

Jika semuanya betul tetapi ABSS masih menunjukkan keseimbangan hantu, paksa sistem untuk mengira semula:

  1. Pergi ke Tetapan, Baki, Baki Pembukaan Akaun.
  2. Cari mana-mana akaun dengan baki $0.00.
  3. Tukar sementara baki pembukaan kepada $1.00 dan klik OK.
  4. Buka semula skrin yang sama, tukar akaun itu kembali kepada $0.00, dan klik OK sekali lagi.

Togol mudah ini memaksa ABSS untuk menjumlahkan semula jadual baki pembukaan dan biasanya membersihkan jumlah yang tersekat.

Kata-kata Akhir

Melihat jumlah dalam Akaun Historical Balancing anda hanyalah cara ABSS memberi isyarat bahawa baki permulaan anda perlu diaudit dengan cepat. Dengan membandingkan baki pembukaan anda dengan laporan akhir tahun akauntan anda, anda boleh membersihkan baki tersebut dan memastikan laporan kewangan anda bermula dengan asas yang kukuh.