Company Data Auditor dalam ABSS ialah salah satu alat yang paling berkuasa namun kurang digunakan dalam perisian.
Anggap ia sebagai “pemeriksaan kesihatan” untuk akaun anda, memastikan data anda tepat dan diselaraskan.
Ia mengimbas data anda untuk mengesan ketidakkonsistenan, memastikan akaun anda seimbang dan membenderakan kemungkinan ralat.
Company Data Auditor boleh diakses dari Accounts Command Centre.
1. Gambaran Keseluruhan Fail Syarikat
Langkah pertama ini menyemak kesihatan “fizikal” fail data anda.
Di sini anda boleh melihat maklumat berikut tentang fail anda:
- Nama fail
- Versi Keluaran
- Lokasi
- Saiz
- Tarikh Sandaran Terakhir
- Tarikh Terakhir Disahkan
- Tahun Kewangan Semasa, dan,
- Tempoh Terkunci
Beri perhatian khusus kepada tarikh Sandaran Terakhir dan Terakhir Disahkan.
Jika anda belum menyandarkan atau mengesahkan fail anda baru-baru ini, klik butang yang sepadan untuk berbuat demikian.
2. Penyesuaian Akaun
Skrin ini memaparkan butiran akaun bank anda, baki dan tarikh akaun ini telah diselaraskan.
Jika anda belum mendamaikan akaun anda, anda boleh mengklik pada butang Mendamaikan butang di bahagian bawah sebelah kiri skrin untuk berbuat demikian.
3. Semakan Transaksi
Ini melaksanakan fungsi berikut:
- Penyesuaian Sublejar: Ia menyemak sama ada invois sepadan dengan akaun belum terima yang dipautkan dan pembelian sepadan dengan akaun belum bayar yang dipautkan.
- Semakan Ketepatan Data: Menjalankan semakan ini memaparkan tanda semak jika input data adalah betul dan bersilang jika terdapat ralat dalam transaksi seperti jualan, pembelian atau penyesuaian kod cukai.
- Semak sama ada terdapat transaksi bertarikh masa hadapan.
- Penjejakan Jejak Audit: Fungsi ini membolehkan anda menjejaki pengguna mana yang membuat atau mengubah suai transaksi dan bila.
Masukkan tarikh mula dan tamat kemudian klik pada butang Jalankan Semakan untuk menjalankan proses.
Jika tiada masalah, anda akan melihat tanda hijau.
Walau bagaimanapun, jika terdapat pengecualian atau ketidakkonsistenan, anda akan melihat tanda tanya merah. Di sebelah ini akan menjadi butang Paparan. Mengklik itu akan menghasilkan laporan pengecualian yang menunjukkan pengecualian dan kemungkinan punca.
4. Semakan Pengecualian Cukai
Company Data Auditor dalam ABSS termasuk Semakan Pengecualian Cukai yang mengenal pasti perbezaan antara jumlah cukai yang dikira dan disiarkan.
Ia menyelaraskan kod cukai dengan akaun terpaut dan menjana laporan untuk membetulkan percanggahan dalam transaksi jualan atau pembelian.
Perkara yang dilakukan oleh Semakan Pengecualian Cukai:
- Penjajaran Kod Cukai
Proses ini membandingkan amaun cukai yang direkodkan pada transaksi individu anda dengan jumlah baki dalam akaun liabiliti cukai anda yang dipautkan untuk memastikan ia sepadan. - Pengesanan Varians
Sistem ini secara automatik mengenal pasti sebarang “jurang” atau percanggahan antara cukai yang sepatutnya anda rekodkan berdasarkan jualan/pembelian anda dan angka sebenar dalam lejar anda. - Pelaporan Pengecualian
Jika nombor tidak bertambah, alat ini menjana laporan tertentu, seperti Pengecualian Penyesuaian Kod Cukai, untuk menentukan dengan tepat di mana ketidakpadanan baki berlaku. - Audit Integriti Transaksi
Fungsi ini mengimbas semua entri tunai dan invois untuk menangkap item “bendera merah”, seperti transaksi yang kehilangan kod cukai sepenuhnya atau entri di mana kod cukai standard telah diganti secara manual.
Sama seperti langkah Semakan Transaksi, jika terdapat pengecualian atau ketidakkonsistenan, akan ada tanda tanya merah terhadap cek tertentu.
Mengklik pada butang Paparan akan menjana laporan untuk anda menyemak transaksi.
Mengklik pada Selesai akan menawarkan anda pilihan untuk mencetak laporan.
Jalankan Company Data Auditor setiap bulan. Adalah lebih mudah untuk membetulkan kesilapan kecil lebih awal daripada pada akhir tahun kewangan apabila bersedia untuk audit atau tempoh cukai.