Company Data Auditor di ABSS adalah salah satu alat bantu yang paling kuat namun kurang dimanfaatkan dalam perangkat lunak ini.
Anggap saja ini sebagai “pemeriksaan kesehatan” untuk akun Anda, memastikan data Anda akurat dan direkonsiliasi.
Aplikasi ini memindai data Anda untuk mencari ketidakkonsistenan, memastikan akun Anda seimbang, dan menandai potensi kesalahan.
Company Data Auditor dapat diakses dari Accounts Command Centre.
1. Ikhtisar File Perusahaan
Langkah pertama ini memeriksa kesehatan “fisik” file data Anda.
Di sini Anda dapat melihat informasi berikut tentang file Anda:
- Nama File
- Versi Rilis
- Lokasi
- Ukuran
- Tanggal Pencadangan Terakhir
- Tanggal Terakhir Diverifikasi
- Tahun Buku Berjalan, dan,
- Periode Terkunci
Berikan perhatian khusus pada tanggal Pencadangan Terakhir dan Verifikasi Terakhir.
Jika Anda belum mencadangkan atau memverifikasi file Anda baru-baru ini, klik tombol yang sesuai untuk melakukannya.
2. Rekonsiliasi Rekening
Layar ini menampilkan rincian rekening bank Anda, saldo dan tanggal rekonsiliasi rekening-rekening tersebut.
Jika Anda belum merekonsiliasi akun Anda, Anda dapat mengklik tombol Rekonsiliasi di bagian kiri bawah layar untuk melakukannya.
3. Tinjauan Transaksi
Ini menjalankan fungsi-fungsi berikut ini:
- Rekonsiliasi Subledger: Meninjau apakah faktur cocok dengan akun piutang yang ditautkan dan pembelian cocok dengan akun utang yang ditautkan.
- Pemeriksaan Akurasi Data: Menjalankan tinjauan ini akan menampilkan tanda centang jika input data sudah benar dan tanda silang jika ada kesalahan dalam transaksi seperti penjualan, pembelian, atau rekonsiliasi kode pajak.
- Memeriksa apakah ada transaksi bertanggal di masa mendatang.
- Pelacakan Jejak Audit: Auditor memungkinkan Anda untuk melacak pengguna mana yang membuat atau memodifikasi transaksi dan kapan.
Masukkan tanggal mulai dan berakhir, lalu klik tombol Run Review untuk menjalankan proses.
Jika tidak ada masalah, Anda akan melihat tanda centang hijau.
Namun demikian, jika ada pengecualian atau ketidakkonsistenan, Anda akan melihat tanda tanya berwarna merah. Di sebelahnya akan ada tombol Tampilkan. Mengklik tombol tersebut akan menghasilkan laporan pengecualian yang menunjukkan pengecualian dan kemungkinan penyebabnya.
4. Tinjauan Pengecualian Pajak
Company Data Auditor dalam ABSS mencakup Tinjauan Pengecualian Pajak yang mengidentifikasi perbedaan antara jumlah pajak yang dihitung dan yang dibukukan.
Sistem ini merekonsiliasi kode pajak dengan akun-akun yang ditautkan dan menghasilkan laporan untuk mengoreksi perbedaan dalam transaksi penjualan atau pembelian.
Apa yang dilakukan oleh Tinjauan Pengecualian Pajak:
- Penyelarasan Kode Pajak
Proses ini membandingkan jumlah pajak yang tercatat pada transaksi individual Anda dengan total saldo di akun kewajiban pajak Anda yang terhubung untuk memastikan kecocokannya. - Deteksi Varians
Sistem secara otomatis mengidentifikasi “gap” atau perbedaan antara pajak yang seharusnya Anda catat berdasarkan penjualan/pembelian dan angka aktual dalam buku besar Anda. - Pelaporan Pengecualian
Jika angka-angka tidak sesuai, alat ini menghasilkan laporan spesifik, seperti Pengecualian Rekonsiliasi Kode Pajak, untuk menunjukkan dengan tepat di mana ketidakcocokan saldo terjadi. - Audit Integritas Transaksi
Auditor memindai semua entri kas dan faktur untuk menangkap item “bendera merah”, seperti transaksi yang tidak memiliki kode pajak sama sekali atau entri di mana kode pajak standar ditimpa secara manual.
Sama seperti langkah Tinjauan Transaksi, jika terdapat pengecualian atau ketidakkonsistenan, maka akan muncul tanda tanya merah pada cek tertentu.
Mengklik tombol Tampilkan akan menghasilkan laporan bagi Anda untuk meninjau transaksi.
Mengklik Selesai akan menawarkan opsi untuk mencetak laporan.
Jalankan Company Data Auditor setiap bulan. Jauh lebih mudah untuk memperbaiki kesalahan kecil lebih awal daripada di akhir tahun keuangan saat mempersiapkan audit atau periode pajak.