Di era “bekerja dari rumah” modern, Anda mungkin tergoda untuk memperlakukan file perusahaan ABSS ( sebelumnya MYOB) Anda seperti dokumen lainnya.
Jika Google Drive, OneDrive, atau Dropbox berfungsi dengan baik untuk spreadsheet dan PDF Anda, mengapa tidak untuk data akuntansi Anda?
Meskipun layanan ini sangat baik untuk file statis, namun pada dasarnya tidak kompatibel dengan cara perangkat lunak berbasis basis data seperti ABSS beroperasi.
Menggunakannya dapat menyebabkan ” Konflik Versi” yang ditakuti , atau lebih buruk lagi, kerusakan data total.
Inti Masalahnya: Cara Kerja Sinkronisasi Cloud
Layanan penyimpanan awan menggunakan proses yang disebut Sinkronisasi Asinkron. Ketika Anda menyimpan perubahan, layanan menunggu file “ditutup” atau tidak digunakan sebelum mencoba mengunggah versi baru ke cloud.
File ABSS (* .myo) adalah basis data langsung. Mereka melakukan operasi “baca/tulis” yang konstan. Inilah sebabnya mengapa cloud berjuang:
- Masalah Penguncian File: ABSS perlu “mengunci” file saat Anda bekerja untuk mencegah kesenjangan data. Layanan cloud sering kali mencoba “membaca” file saat menyinkronkan, sehingga menyebabkan perangkat lunak macet atau sinkronisasi gagal.
- Mimpi Buruk “Salinan Bermasalah”: Jika Pengguna A dan Pengguna B sama-sama membuka file dari folder Dropbox bersama, layanan awan tidak dapat menggabungkan entri mereka. Sebaliknya, layanan ini membuat dua file terpisah: CompanyFile.myo dan CompanyFile [Konflik].myo.
- Fragmentasi Data: Karena sinkronisasi terjadi dalam “potongan-potongan”, flicker sesaat dalam konektivitas internet selama penyimpanan dapat mengakibatkan file yang diunggah sebagian, sehingga seluruh basis data Anda tidak dapat dibaca.
Risiko terhadap Bisnis Anda
Faktor Risiko | Dampak |
|---|---|
Kehilangan Data | Transaksi yang dimasukkan oleh satu pengguna dapat ditimpa sepenuhnya oleh pengguna lain. |
Korupsi Berkas | Struktur basis data dapat rusak, sehingga memerlukan pemulihan data profesional yang mahal. |
Jeda Kinerja | Sinkronisasi latar belakang yang konstan menghabiskan bandwidth, sehingga menyebabkan kesalahan “Tidak Menanggapi” di ABSS. |
Kegagalan Audit | Perbedaan antara “salinan yang bertentangan” membuat tidak mungkin untuk mempertahankan satu sumber kebenaran untuk akun Anda. |
Praktik Terbaik: Cara yang Tepat untuk Mengamankan Data Anda
Jika Anda perlu berbagi data ABSS atau bekerja dari jarak jauh, ikuti alternatif standar industri ini:
- Gunakan Remote Desktop (RDP) atau Terminal Server: Simpan file pada satu komputer host dan masuk dari jarak jauh. Hal ini memastikan file tidak pernah benar-benar “berjalan” melalui internet ketika terbuka.
- Pencadangan Manual: Gunakan Google Drive atau OneDrive hanya untuk menyimpan file zip/cadangan setelah Anda menutup ABSS.
- Solusi Cloud ABSS: Pertimbangkan untuk meningkatkan ke lingkungan yang di-host, yang dirancang khusus untuk menangani akses multi-pengguna melalui web dengan aman.
Intinya: Jangan pernah membuka file perusahaan ABSS yang aktif secara langsung dari folder awan yang disinkronkan. Lindungi integritas Anda dengan menyimpan data “langsung” Anda di drive lokal atau lingkungan server khusus.